Comprueba el pulso de tu manual
Un manual útil ayuda a encontrar instrucciones vigentes y gestionar problemas. Este ejercicio señala temas para conversar; no mide la eficacia ni el cumplimiento de tu sistema de calidad.
1. ¿Tu equipo consultó el manual para resolver la última reclamación importante?
2. ¿Es más rápido preguntar a un veterano que buscar en el manual?
3. ¿Tu manual tiene demasiado texto para encontrar instrucciones útiles con rapidez?
4. ¿La última actualización fue hace más de un año (y no por una auditoría)?
Esperando tus respuestas...
Responde a las cuatro preguntas para ver un resultado ilustrativo.
Puntuación ilustrativa: Sí en la pregunta 1 y No en las preguntas 2-4 suman 3, 3, 2 y 2 puntos. Las franjas (0-2, 3-5, 6-8, 9-10) solo organizan la conversación. Un año no es un plazo universal obligatorio de revisión.
Plan de Reanimación en 3 Pasos
Usa el resultado para iniciar una conversación, no como veredicto. Estos pasos pueden ayudar a encontrar, entender y mantener vigente la información documentada.
1. Prioriza la información útil para operar
La extensión no determina la utilidad. Prioriza la información necesaria para controlar procesos, cumplir requisitos aplicables y resolver problemas costosos o repetitivos. Conserva accesibles los registros y detalles necesarios.
Táctica Clave:
Enumera tres problemas costosos o repetitivos (scrap, reclamaciones, devoluciones...). Comprueba si el equipo encuentra un procedimiento vigente para cada uno y prioriza las carencias.
2. Transfusión de Claridad: Hazlo Visual
Un diagrama claro o una foto anotada puede facilitar el seguimiento de una secuencia. Añade texto suficiente para las decisiones, responsabilidades y registros. "Una página, un problema" es un punto de partida, no un límite que sustituya detalles necesarios.
Ejemplo: Un flujo vale más que mil palabras
Es solo el inicio de un flujo, no un procedimiento completo de acción correctiva. Añade contención cuando proceda, responsables, acción, aprobación y comprobación de eficacia.
Detectar una no conformidad → Registrar → Analizar.
3. El Sistema Nervioso: Créalo con tu Equipo
Quienes hacen el trabajo conocen los puntos poco claros. Crea los procedimientos con el equipo, pruébalos en la práctica y acuerda quién puede aprobarlos y actualizarlos.
Pregunta Clave para tu Equipo:
"Si tuvieras que enseñarle a un novato a hacer tu trabajo para que no cometa errores, ¿qué 3 cosas le mostrarías primero? Dibujémoslas."
Documentación y requisitos
Guía ISO sobre información documentada (ISO 9001:2015)La guía explica una documentación proporcionada al proceso y a las evidencias necesarias. No convierte este ejercicio en una comprobación de cumplimiento. Utiliza la edición y demás requisitos aplicables a tu organización.