Resumen rápido
- Problema: Excels con muchos datos pero poca acción: cada uno tiene su versión, nadie ve lo mismo y las prioridades se siguen discutiendo en reuniones eternas.
- Enfoque: mantener Excel como “motor de datos” al principio, pero construir un tablero visual muy simple para priorizar, ver cuellos y decidir.
- Qué te llevas: una guía en 3 pasos y un asistente visual que te dice en qué estado estás y qué te falta.
- Tiempo: en 1–2 semanas puedes tener un tablero mínimo viable sin cambiar de herramienta ni comprar software nuevo.
Qué significa realmente pasar “de Excel a tablero”
No se trata de demonizar Excel. De hecho, en muchas PYMEs es la columna vertebral de planificación, compras, proyectos o tareas. El problema aparece cuando:
- Cada persona tiene su fichero, con sus columnas y sus códigos.
- No existe una versión “oficial” de la verdad.
- Las reuniones se convierten en debates sobre qué Excel está bien.
“Pasar a tablero” significa que tu Excel pasa a ser fuente de datos estructurada, y que construyes una vista visual sencilla para responder a preguntas del tipo: ¿Qué está bloqueado? ¿Qué vence pronto? ¿Quién está saturado?
3 pasos para ir de Excel a tablero visual
Normaliza Datos
Deja de tener 5 Excels. Crea una tabla maestra con: ID, responsable, estado, fecha y prioridad.
Define la Vista
¿Kanban de estados? ¿Lista por vencimiento? Elige UNA vista principal para empezar.
Ritualiza
Un tablero sin reunión es solo un dibujo. Revísalo semanalmente en 15 minutos con el equipo.
Diseña tu Reunión Semanal
Configura el tiempo de cada bloque y descubre si tu reunión es operativa o una pérdida de tiempo.
Salud del Negocio
Ventas, margen, caja
Operaciones
Plazos, carga, servicio
Proyectos / Riesgos
Decisiones pendientes
Personas
Equipo, capacidad
Reportes / Info
Solo informar, no decidir
Análisis de Reunión
Tiempo en Decisiones
75%
Calidad
Buena
Agenda equilibrada. La mayor parte del tiempo se dedica a decidir y resolver, no a reportar.
Errores típicos al usar dashboards en dirección
- Convertir el dashboard en “parte de informes”. Se pasa por encima de los gráficos como si fueran una presentación más, sin parar a decidir nada.
- Meter demasiados indicadores. 30 KPI en una sola reunión. Resultado: nadie sabe qué es importante y se salta de tema en tema sin foco.
- No preparar la reunión. El dashboard se abre en directo, sin que nadie haya mirado los datos antes ni haya identificado dónde hay que decidir.
Caso breve: de reunión eterna a 50 minutos con decisiones claras
Una empresa industrial hacía una reunión semanal de dirección de 2 horas. Cada área traía su presentación, el dashboard aparecía al final “si daba tiempo”.
Se redefinió la reunión: orden fijo, duración máxima 60 min y datos antes que opiniones.
Resultado: la reunión se estabilizó en 45–55 minutos y el número de decisiones concretas por sesión se duplicó.
Plan de 2 semanas para poner a trabajar tu dashboard
Semana 1
- Definir duración y frecuencia de la reunión.
- Elegir indicadores clave por bloque.
- Diseñar una agenda preliminar.
Semana 2
- Usar la agenda en 1–2 reuniones reales.
- Medir cuánto tiempo se va en reportes vs. decisiones.
- Ajustar tiempos por bloque.